Retorno a la oficina: Incentivos y normativa belga

Bélgica ha introducido una serie de iniciativas fiscales alrededor del teletrabajo, algunas de las cuales han generado diversas dudas. Por ejemplo, las empresas tienen la capacidad de pagar ciertos incentivos libres de impuestos, aunque no queda claro cuáles están obligados a pagar.

Qué es obligatorio

En términos de obligaciones reales, la CLA n.185 dicta que el empleador está obligado a proporcionar al trabajador con el equipo necesario para trabajar desde casa, instalarlo y mantenerlo. Además, el empleador debería exclusivamente hacer frente a los costes de las conexiones y comunicaciones relacionados con el teletrabajo. El CLA también establece que si los empleados usan su propio equipamiento, los costes relacionados con la instalación de los programas  informáticos, la operativa y mantenimiento y los costes de depreciación del equipo usado para el teletrabajo por parte del empleado.

Actualmente, es justo decir que la mayoría de los empleados no serán capaces de trabajar desde sus casas sin un ordenador o portátil, una conexión a internet y también un teléfono móvil (aunque Teams y Zoom han reducido significativamente la necesidad del pequeño aparato). El empleador tiene la opción de escoger entre proporcionar su equipamiento con conexión a internet al empleado a su coste o contribuir al coste de uso de equipo personal del empleado. Cuando se escoge la última opción, es adecuado abonar la cantidad de 20 EUR por mes para la conexión a internet y 25 EUR al mes para la compra del ordenador, en cada caso exento de contribuciones a la seguridad social y a la retención de impuestos. La compensación para el uso profesional de una segunda pantalla para el ordenador y/o una impresora u escáner sin ordenador privado es de un máximo de 5 EUR por mes por empleado, con un máximo de 10 EUR por mes con un periodo máximo de tres años.

Estas cantidades son las máximas, por lo que el empleador podría decidir abonar una cantidad inferior, siendo el límite inferior la obligación de compensar el coste real de las conexiones así como los costes de uso y depreciación del equipo. El CLA n.85 establece que el coste asumido por el empleador debe ser calculado en proporción a los días de teletrabajo o de acuerdo a la distribución acordada entre las partes. En otras palabras, sin importar la parte que esté de acuerdo, debería ser razonable en vista de los días trabajados desde casa y confirmado en addendum del contrato del empleado. El empleador no tiene permiso tampoco para tener en cuenta ninguno de los  ahorros que el empleado incurra en transporte o cafés al trabajar ahora desde su domicilio.

Qué se permite

Lo establecido en la parte superior resume las obligaciones del empleador. Sin embargo, los impuestos y servicio de seguridad social permiten al empleador interpretar sus obligaciones más ampliamente y pagar una prestación libre de impuestos para cubrir una serie de costes relacionados con el trabajo desde casa. Esta prestación cubre todos los costes generales de oficina incurridos por el empleado al teletrabajar, e incluye los siguientes costes: El uso de espacio de oficina en casa, impresora y material informático, materiales de oficina, suministros, mantenimiento, seguro, impuestos a la propiedad, cafés, agua o snacks (de hecho, muchos empleados se han dado cuenta de cuantas galletas estaban cogiendo del bote de la oficina en cuanto han tenido que rellenarlo ellos mismos en su casa).

Los costes de prestaciones fijas están libres de impuestos hasta una cantidadde 129.48 EUR por mes. Hasta Septiembre de 2021, como parte de las medidas del COVID, esta prestación se ha incrementado hasta 144.31 EUR. Estas cantidades no se tienen que reducir proporcionalmente para los empleados a tiempo parcial y pueden continuar siendo pagadas durante los periodos normales de vacaciones.

Aunque no es obligatorio, la prestación con pago único de oficina se puede combinar con:

• Un reembolso del precio de adquisición de equipamiento informático.
• Una prestación a pago único para el uso de una conexión de internet privada y un ordenador privado o segunda pantalla, escáner o impresora.
• Equipamiento para el ordenador.

Una de las cuestiones que aún no hemos tratado es el equipo de oficina  referente a la ergonomía y confort del trabajador, como sillas y mesas con precios exorbitantes, previsiblemente fuera de toda normativa.

Fuente: EmploymentLawWorldView