¡Felicidades, pronto un nuevo compañero se unirá a tu empresa! El apoyo que le des durante sus primeras semanas será clave para su éxito a largo plazo. Según Hibob , el 64 % de los empleados considera dejar la empresa durante el primer año si su incorporación es decepcionante. Por otro lado, una incorporación exitosa puede aumentar la productividad en más de un 70 %, según estudios de Glassdoor y Brandon Hall Group .
Por lo tanto, es importante implementar un proceso de incorporación eficaz para cada nuevo empleado. ¿Y por qué no planificar también una fase de preincorporación? Los expertos en RR. HH. de Kelio explican cómo hacerlo de forma inteligente.
Definición y diferencias entre onboarding y preboarding
El preboarding y el onboarding son dos pasos complementarios en la integración de un nuevo empleado .
La preincorporación comienza en cuanto se acepta la oferta de trabajo y se lleva a cabo antes del primer día de trabajo. Incluye acciones preparatorias como el envío de información clave, la gestión de trámites administrativos y una introducción a la cultura de la empresa.
La incorporación , por otro lado, comienza con la llegada del nuevo empleado y tiene como objetivo apoyarlo en su nuevo puesto. Incluye la familiarización con las herramientas, la capacitación, la interacción con el equipo y el seguimiento regular para garantizar una integración exitosa. Al combinar estas dos fases, la empresa optimiza el compromiso y el desarrollo de habilidades de los nuevos empleados.
Preembarque: un proceso de incorporación sin problemas comienza antes del primer día de trabajo
Se acaba de completar un proceso de selección. ¿Qué sigue? Idealmente, los preparativos iniciales comienzan de inmediato. Esto se llama preincorporación: incluso antes del primer día de trabajo, se intercambia información esencial y actualizaciones, y se ofrece una visión general de la empresa. Antes de la llegada del nuevo empleado, la preincorporación es crucial para sentar las bases.
Este proceso incluye no solo enviar información relevante sobre la empresa, como sus valores, estructura y herramientas, sino también crear un sentido de pertenencia incluso antes del primer día de trabajo. Al compartir un folleto de bienvenida digital u organizar una reunión virtual con el equipo, se garantiza una conexión inicial cálida.
Establezca expectativas claras y defina objetivos específicos desde el principio. Informe a su nuevo empleado sobre sus responsabilidades y los resultados esperados. Una comunicación transparente y regular ayudará a prevenir el estrés.
Un proceso de preincorporación bien estructurado brinda a los nuevos empleados la oportunidad de prepararse para su integración, familiarizarse con su puesto y descubrir los valores de la empresa. Esto sienta una base sólida, reduce el estrés de los nuevos empleados y les permite ponerse manos a la obra con mayor rapidez.
Para garantizar una transición sin problemas, Kelio recomienda centrarse en tres aspectos clave: la administración, el descubrimiento del contenido del trabajo y la integración del nuevo empleado en el equipo.
¿Qué gestión puedes preparar durante el “pre” embarque?
No hay nada más frustrante para un empleado nuevo que no poder hacer nada el primer día porque el acceso no funciona, la computadora aún necesita una actualización o no hay una estación de trabajo disponible. Afortunadamente, la mayoría de las tareas administrativas se pueden anticipar.
- Recopilar los datos personales necesarios para establecer el contrato de trabajo y crear un expediente personal.
- Imprima tarjetas de presentación.
- Solicitar ropa de trabajo y equipo de protección personal.
- ¿Utiliza un sistema de control de acceso o un reloj ? Entonces necesitará una credencial.
- Prepare la computadora: cree credenciales de inicio de sesión y otorgue al empleado acceso a su bandeja de entrada de correo electrónico y al software necesario.
- Pide un teléfono inteligente y añade todos tus contactos útiles directamente en él.
- Defina el espacio de trabajo del empleado: ¿Tiene un escritorio asignado o trabaja en un sistema flexible? Si es necesario, asígnele una taquilla.
Para que la bienvenida sea más acogedora, también puedes preparar un paquete de bienvenida que incluya, por ejemplo, una botella de agua, una alfombrilla de ratón, un bolígrafo, una taza de café o una camiseta con los colores y el logotipo de tu empresa. Esto ayudará al nuevo empleado a sentirse integrado de inmediato.
Familiarización con la empresa y el puesto
Enviar un correo electrónico una o dos semanas antes de la llegada del colaborador con información práctica: especificar la hora prevista, el lugar donde debe llegar y la persona a contactar en caso de problema.
Si su empresa ofrece módulos de aprendizaje electrónico, conviene compartirlos con antelación. Un organigrama y un folleto de bienvenida con información sobre los valores, la misión y las normas principales de la empresa también serán muy útiles.
- Consejo de Kelio: Habla con el gerente con antelación para identificar los documentos a los que el futuro empleado ya puede acceder y los cursos de capacitación que puede realizar. Esto te permitirá diseñar un plan de capacitación personalizado.
Reunión con el equipo
Un nuevo trabajo implica muchos cambios. Para facilitar su integración, puedes programar una llamada o videoconferencia unos días antes de su llegada. Aprovecha para recordarles el horario de su primer día y responder a cualquier pregunta que puedan tener.
También pídale al gerente del futuro empleado que lo contacte por teléfono o correo electrónico. Esto le permitirá presentarse, presentar brevemente al equipo y brindar más detalles sobre el puesto.
Muchas empresas finalmente están implementando un programa de mentoría. Se asigna a un compañero para responder las preguntas del nuevo empleado. También es común que el mentor organice un recorrido por las instalaciones el primer día y comparta un almuerzo con el nuevo empleado.
Incorporación: garantizar una cálida bienvenida
¡Ha llegado el primer día de trabajo! Gracias a la preincorporación, tu nuevo compañero ya conoce bien tu empresa y puede que incluso haya tenido contacto inicial con los miembros del equipo. ¡Pero no es momento de relajarse! Aquí tienes nuestros consejos para un proceso de incorporación fluido y eficaz.
Los primeros días
No sobrecargue la agenda de su nuevo empleado durante los primeros días. Evite asignarle tareas complejas o programar reuniones consecutivas. Es fundamental darle tiempo para que se adapte a su nuevo entorno.
Sin embargo, a continuación se indican algunas actividades esenciales para facilitar la integración:
- Organice un recorrido por las instalaciones, incluida la sala de descanso, las salas de reuniones, las impresoras, el área de primeros auxilios y las áreas de relajación.
- Recorrer los diferentes departamentos para que todos puedan presentarse.
- Organice una reunión del empleado con el equipo, en forma de una discusión informal, una reunión o un desayuno o almuerzo amistoso de «incorporación».
- Encienda su computadora y explíquele las herramientas esenciales para comenzar.
- Planifique la capacitación obligatoria, incluida la capacitación relacionada con la seguridad o la capacitación relacionada con habilidades específicas del trabajo.
¿Y luego qué?
Asegúrese de realizar un seguimiento regular. Invite al nuevo empleado a entrevistas de retroalimentación en intervalos fijos, por ejemplo, después de una semana, un mes, tres meses y seis meses.
Estas conversaciones, realizadas con RR. HH. o el gerente, permiten al empleado evaluar su experiencia laboral. ¿El puesto cumple con sus expectativas? ¿Aún existen dudas? ¿Cómo va su integración con sus compañeros? ¿Se está adaptando sin problemas o aún encuentra dificultades?
Al ofrecerle apoyo a largo plazo, le demuestras que estás ahí para él. Esto fortalece su sentido de pertenencia y lo anima a hacer preguntas, lo que aumenta su confianza y compromiso. Simplifique sus procesos de preincorporación e incorporación con software de RR.HH.
La preincorporación y la incorporación son dos herramientas valiosas para integrar rápidamente a los nuevos empleados en tu empresa. Pero ¿sabías que gran parte de estos procesos se pueden automatizar? De hecho, según CareerBuilder, los responsables de RR. HH. pueden ahorrar hasta 14 horas semanales mediante la automatización.
El papel de la tecnología en la optimización de la incorporación
La tecnología desempeña un papel fundamental en la simplificación y agilización del proceso de incorporación. El software de RR. HH. permite automatizar tareas administrativas, enviar documentos esenciales con antelación y ofrecer una experiencia de integración personalizada.
Las plataformas de aprendizaje electrónico permiten a los nuevos empleados formarse a su propio ritmo, mientras que las herramientas colaborativas facilitan la comunicación con el equipo desde el primer día. Al centralizar todos estos recursos, la digitalización del proceso de incorporación mejora la experiencia del empleado, reduce el estrés asociado a la incorporación a la empresa y acelera el desarrollo de sus habilidades.
Fuente: https://www.kelio.be/fr/ressources/blog/comment-optimiser-lonboarding-preboarding-pour-integration-reussie.html
