Empresas sin oficina, ¿cómo se organizan?

Teletrabajo, trabajo desde casa, videoconferencias… son términos que marcan el ritmo actual de la vida cotidiana de las empresas y sus empleados. ¿Cómo mantener el vínculo con sus equipos a pesar de la distancia provocada por la crisis sanitaria? Para Baudouin de Troostembergh, cofundador de Startup Factory, conciliar la distancia y los vínculos sociales no es incompatible/imposible. La prueba: dejar de tener una oficina fija para sus equipos. ¿Su secreto para superar la falta de presencia física? Establecer rituales, momentos intensos de inmersión que le permitan unir a su equipo.

En 2016, Baudouin de Trootsembergh, emprendedor de corazón, fundó Startup Factory, una empresa que crea start-ups desarrollando proyectos desde cero. En la actualidad, Startup Factory cuenta con una docena de empleados y más de treinta proyectos creados en una amplia variedad de sectores: logística, almacenamiento, coliving y museos inmersivos. La entrevista a continuación:

Recuerde el pasado mes de marzo, ¿cómo vivió personalmente el primer encierro?

“Personalmente, para mí, las dos primeras semanas de reclusión fueron muy difíciles. Debo admitir que estaba un poco perdido y no sabía muy bien cómo reaccionar ante la situación. Me sentía como un león en una jaula. De hecho, estoy acostumbrado a hacer 15 reuniones al día y a saltar de una reunión a otra. Y cuando de un día para otro todo se detiene, es bastante impresionante. Así que sí, las primeras semanas fueron difíciles, pero después conseguí encontrar un poco de ritmo, incluso con mi equipo.”

¿En qué medida han afectado los confines a la actividad de su empresa?

“Para ser sinceros, el coronavirus tuvo un doble impacto en nuestra empresa. En primer lugar, desde el punto de vista operativo, porque en Startup Factory tenemos empresas que operan en diferentes sectores que se ven fuertemente afectados por la actual crisis sanitaria. Pienso en particular en el mundo de la cultura. Luego, obviamente, la pandemia tuvo un impacto en el equipo. Básicamente, teníamos un estudio con un pequeño equipo de diez personas, pero debido a la crisis sanitaria, tuvimos que replantear la organización y la gestión del equipo.”

¿Cuáles son los rituales que ha puesto en marcha para recuperar el vínculo y la dinámica de trabajo con sus equipos a pesar de la distancia?

“Hemos establecido varios pequeños rituales para compensar la falta de presencia física debido a la distancia. En primer lugar, establecemos reuniones internas cada mañana por videollamada, el tipo de ritual que permite a todo el equipo encontrar una apariencia de ritmo. Tengo que decir que, básicamente, había una exigencia por parte del equipo de reunirse un tiempo. Luego también organizamos la reunión de los lunes para comer que compartimos en colaboración con Foodiz. Una de nuestras empresas de nueva creación ofrece una estupenda comida que ofrecemos a nuestros equipos para que se reúnan una vez a la semana y refuercen la dinámica de grupo.

Yo también tengo mis pequeños rituales: todas las mañanas a las 8.15 llamo a mi pareja para hacer balance.”

¿Qué herramientas digitales utiliza para mantener este vínculo social?

“Utilizamos principalmente Notion y Slack. Slack es una herramienta realmente útil que nos permite recrear este ambiente de oficina y comunicarnos de forma espontánea y natural. Nos hemos dado cuenta de que, desde el comienzo de la crisis sanitaria, el uso de este canal o canales “aleatorios” simplemente se ha disparado. Y gracias a estas herramientas, ¡ya casi no nos enviamos correos electrónicos!”

¿Hay alguna actividad o evento que haya adaptado desde el comienzo de la crisis sanitaria?

“Antes de la crisis sanitaria, solíamos organizar un trabajo mensual sobre la puesta en marcha. Es una especie de feria de empleo para todas las startups que están reclutando, un evento en vivo que reunió entre 300 y 400 personas cada vez. Desde la pandemia, hemos intentado digitalizar este evento, pero para ser sinceros: el ambiente no estaba allí. De hecho, sea cual sea la herramienta (nota del editor: Hopin en este caso) que se utilice para garantizar la digitalización de un evento, el lado humano no está tan presente. Evidentemente, cuando se reúne un gran número de personas en una sala, se crea una emulación que no puede ser recreada por videoconferencia.”

¿Cómo ha replanteado la organización de su empresa desde esta transición a una estructura sin oficinas fijas?

“Antes del confinamiento, nuestro equipo trabajaba en una gran oficina. En septiembre pasado, decidí reducir a la mitad el número de oficinas disponibles. Después, el 1 de junio, decidimos dejar de tener oficinas fijas y, para compensar la falta de una estructura propia, creamos un sistema de insignias en los espacios de coworking. Estos distintivos nos permiten reservar una sala de reuniones durante medio día a la semana para reunirnos y debatir.

También pensamos en planificar 3-4 viajes al año a un lugar bonito como una villa en el sur de España, por ejemplo. Este es el tipo de experiencia que nos permite pasar varios días juntos de forma envolvente. Durante estos viajes, los días se dedicarán a nuestros proyectos profesionales y luego, por la noche, nos relajaremos organizando una barbacoa o una excursión.”

¿Ha sentido alguna reticencia o duda por parte de sus equipos ante este cambio de organización estructural?

“Me di cuenta de que para algunos era mucho más complicado que para otros. Nos tomamos el tiempo necesario para discutir las cosas juntos, lo que nos permitió encontrar un término medio para que todo el mundo estuviera satisfecho. Tengo que decir que algunos tenían incluso mucho pánico a la idea de volver a las oficinas, mientras que otros, por el contrario, querían volver a trabajar todos los días. En cualquier caso, no hemos obligado a nadie, simplemente les hemos dado a elegir. Éramos plenamente conscientes de que cada uno tenía sus propias razones, así que no hay ningún problema con eso. Hemos conseguido encontrar un equilibrio que satisfaga a todo el equipo.”

¿Qué le ha enseñado esta crisis sanitaria en cuanto a gestión de equipos y dinámica de trabajo?

“Esta crisis de salud me enseñó que lo más importante es tener coherencia dentro del equipo y estar unidos. Al cultivar esta actitud, todos consiguen comprender y respetar las decisiones de los demás. Este estado de ánimo nos permitió encontrar soluciones que correspondían al mayor número de personas, para que nadie se sintiera engañado. Al final, la pandemia sólo hizo que nuestro equipo estuviera más cohesionado.

También tomé plena conciencia de la necesidad de tomarse tiempo, de encontrar tiempo para el equipo, cosa que antes no hacíamos porque siempre trabajábamos a un ritmo frenético. Por ejemplo, antes de la crisis sanitaria organizábamos almuerzos una vez al mes, pero nos dimos cuenta de que no era suficiente para mantener y reconstruir Así que decidimos organizar los almuerzos de forma más sistemática. De hecho, ¡todo el equipo tuvo que adaptarse a esta situación excepcional!”

Fuente: Wikipreneurs