Seis consejos para aprender a organizarse bien

1. Planificar las actividades

No puedes hacer un seguimiento mental de todas tus citas y otras actividades. Planificar todo en una agenda puede facilitarte mucho la vida. Incluso es un punto esencial que reducirá tu estrés. Deja el menor espacio posible a los imprevistos para tener el control absoluto de su día. No te limites a planificar el día de mañana. Planifica los distintos momentos de la semana o incluso del mes para mantener una visión a largo plazo de lo que te espera. Al elegir este plazo, podrás cambiar o ajustar tu horario como desees. También puedes aprovechar para incluir tiempo de ocio y para hacer frente a los imprevistos. Es la oportunidad perfecta para combinar tus diferentes actividades, ¡y todo ello sin ninguna presión!

2. Realizar ajustes

Planificar tus días con antelación te da una posibilidad que no tendrías si no lo hicieras: poder ajustar tu horario de forma eficaz. Organiza una revisión semanal de lo que has hecho para comprobar que tus proyectos avanzan bien o que tus citas se cumplen. Así podrás planificar los cambios necesarios. Otra de las ventajas de esta organización es que finalizar el horario de la semana antes del fin de semana permite aprovechar al máximo los días libres. Para optimizar su horario al máximo, pregúntate por qué has cambiado tu horario para evitar este tipo de situaciones en el futuro. Sé previsor.

3. Establecer prioridades

Hay que aceptar que no necesariamente se podrá hacer todo en un día. Para ser lo más eficiente posible, establece prioridades. Cuando hagas tu agenda, recuerda siempre hacer este paso con antelación para que no se te olvide. No dudes en destacar las prioridades en tu agenda. De lo contrario, te encontrarás con que tienes que lidiar con ellas en el último momento, con el correspondiente aumento de adrenalina y la disminución de la calidad de tu trabajo. Deja siempre un poco más de tiempo para que estas tareas se lleven a cabo para impedir cualquier tipo de contingencia.

4. Reservar tiempo para estar disponible

Para estar organizado todo el día, hay que pensar en todos los detalles. ¿Qué más puedes planear? Para evitar que te molesten a cada minuto, planifica establecer franjas de tiempo libres. Comunícalo a todos tus empleados para que no te molesten fuera de los horarios designados. Ponlos en momentos estratégicos. Recuerda que tu concentración no puede ser óptima durante todo el día. Encuentra los momentos en los que tu eficiencia se reduce significativamente para colocar las franjas horarias en las que puedes ser molestado. Para conseguir orden incluso durante este tiempo, no dudes en establecer un sistema para reservar una cita con antelación. Así tendrás más tiempo para preparar la reunión. Organízate en cualquier circunstancia.

5. No celebrar demasiadas reuniones

La organización de reuniones sigue siendo necesaria para el buen funcionamiento de tu empresa. Sin embargo, no hay que planificar demasiadas. Las reuniones pueden rápidamente convertirse en una pérdida de tiempo. La organización puede resultar más difícil si el número de reuniones es demasiado grande. La motivación de los participantes también puede verse reducida. Planifica una reunión sólo cuando la situación lo exija y a poder ser que esté todo preparado. Antes de establecer nada, pregúntate si el mensaje que quieres transmitir puede hacerse con un simple correo electrónico o una nota. Si esto es suficiente, no pierdas el tiempo en una reunión innecesaria. Pregúntate cada vez cuál es el objetivo.

6. Evitar hablar demasiado 

No importa la situación en la que te encuentres, cuando te enfrentas a tratar con personas, no pierdas el tiempo innecesariamente solo por pertenecer en la discusión. Te arriesgas a salirte de tu horario y a no cumplir con el tiempo previsto para ese momento. Apégate a ir al grano. Tampoco hay que monopolizar el tiempo de conversación. De este modo, mostrarás respeto por los presentes y les darás más tiempo para expresarse y compartir sus opiniones. Busca siempre la forma más rápida de transmitir tu mensaje y de conocer la opinión de los demás. Tu agenda ya no se verá alterada por interminables discursos. ¡Conviértete en un maestro de esto!

En la vida de un empresario, una de las claves del éxito reside en la organización. Mantener un control total sobre tu tiempo significa que no te sorprenderán los imprevistos y no dejará lugar al estrés. Planifica cuidadosamente todas tus actividades futuras. Aprovecha para intentar armonizar lo mejor posible tu vida profesional y privada. Añade actividades personales a tu agenda para organizar tus días y darte tiempo. Esto te ayudará a seguir siendo eficaz. ¡Preparad vuestras agendas!